Mnoga izvrsno napisana i pravno utemeljena zapažanja, prigovori i prijave nikada ne “ugledaju svjetlo dana” isključivo zbog jedne pogreške – krive procedure. Kada se prijava ne podnese na propisani način ili se izgubi u administrativnim hodnicima bez dokaza o predaji, njezin učinak ravan je nuli.
Da bi procedura bila valjana i otvorila vrata daljnjim postupanjima nadležnih tijela, ona mora biti besprijekorna od samog početka. To je ujedno i prva te najvažnija stepenica u rješavanju bilo kojeg spora ili problema na moru i obali.
Ovaj je vodič osmišljen upravo zato da vam posluži kao pouzdan kompas. Bez obzira na vašu stručnu spremu ili prethodno iskustvo u komunikaciji s državnim tijelima, ovdje ćete pronaći jednostavne, korak-po-korak upute – od toga kako jasno složiti tekst, skicu i fotografije, preko toga kome i gdje predati dokumentaciju, pa sve do toga što točno zatražiti u pisarnici kako biste osigurali da se vaš glas čuje i uvaži. Pravilna procedura vaša je najbolja zaštita i jamstvo da vaš trud neće biti uzaludan.
Namijenjen je svim osobama, neovisno o stručnoj spremi ili iskustvu u obraćanju tijelima javne vlasti.
Napomena o hitnim slučajevima
Vodič se ne odnosi na hitne situacije. U neposrednoj opasnosti za ljude, plovila ili okoliš na moru nazovite službu traganja i spašavanja na moru na broj 195 ili broj za hitne slučajeve 112. Prijava u pisanom obliku ne zamjenjuje hitan poziv.
Kome se prijava podnosi?
Prijava je pisano obavještavanje nadležnog tijela o događaju, stanju ili predmetu zbog kojeg je potrebno postupanje tog tijela.
Ovisno o predmetu i mjestu na koje se prijava odnosi, prijava se podnosi nadležnoj lučkoj kapetaniji (u daljnjem tekstu: LK), lučkoj ispostavi (u daljnjem tekstu: LI) ili Ministarstvu mora, prometa i infrastrukture (u daljnjem tekstu: Ministarstvo).
Kako sastaviti prijavu?
Prijava treba biti kratka, jasna i razumljiva. Nije potrebno služiti se akademskim ni stručnim jezikom. Dovoljno je jednostavno opisati što se prijavljuje. U tekstu je korisno navesti:
- što se dogodilo ili u kakvu je stanju prijavljeni predmet;
- gdje se nalazi ili se dogodilo (što točniji opis mjesta);
- kada je događaj nastao ili kada je stanje uočeno;
- u čemu je problem, odnosno zašto se prijava podnosi;
- vlastite podatke (ime i prezime, adresa i kontakt),
Uz tekst se prilaže jednostavna skica događaja, slično skici koja se izrađuje pri prijavi prometne nesreće, te fotografije prijavljenog predmeta. Fotografije se mogu snimiti i pametnim telefonom.
Kako pripremiti dokumentaciju?
Radi preglednosti, tekst prijave, skicu i fotografije treba ispisati na papiru formata A4, numerirati stranice i potpisati ih. Preporučeni redoslijed prikazan je u tablici.
Na svakoj stranici potrebno je navesti datum i staviti potpis. Fotografije treba numerirati tako da se iz teksta prijave jasno vidi na što se pojedina fotografija odnosi (primjerice: „Fotografija 2 prikazuje oštećenje na istočnom dijelu obale“).
Gdje predati prijavu?
Prijava se predaje nadležnom tijelu, ovisno o tome na što se odnosi:
- Ministarstvo mora, prometa i infrastrukture, Prisavlje: u pisarnici, odnosno u uredu koji zaprima službenu poštu;
- lučka kapetanija: u pisarnici lučke kapetanije;
- lučka ispostava: službeniku ili službenici ispostave. Ispostave su brojne i raspoređene na terenu te u pravilu nemaju zasebnu pisarnicu; Ako niste sigurni kome predati prijavu, obratite se službeniku ovlaštenom ili zaduženom za zaprimanje dokumentacije. Ako u lučkoj ispostavi (LI) ne postoji pisarnica, prijavu predajte kapetanu LI, koji ju je dužan zaprimiti.
Prijavu možete predati i službeniku pisarnice nadležne lučke kapetanije (LK), odnosno Ministarstva mora, prometa i infrastrukture.
Kako se prijava zaprima?
Pisarnica je ustrojstvena jedinica koja zaprima, evidentira i raspoređuje službena pismena. Rad pisarnice uređen je propisima o uredskom poslovanju (vidi odjeljak 9). Prijava se u pravilu obrađuje sljedećim redom:
- Zaprimanje dokumentacije Službenik zaprima dokumentaciju u elektroničkom obliku i evidentira je dodjeljivanjem urudžbenog broja i datuma zaprimanja. Na zahtjev stranke potvrđuje primitak dokumentacije izdavanjem preslike na kojoj su vidljivi klasifikacijska oznaka predmeta, urudžbeni broj i datum zaprimanja.
- Evidentiranje. Prijava se upisuje u sustav uredskog poslovanja. Pritom se bilježe datum primitka i propisane oznake, među kojima su urudžbeni broj i oznake predmeta. Ministarsto, LK i LI to rade elektroničkim putem.
- Razvrstavanje i raspoređivanje. Prijava se dostavlja nadležnoj ustrojstvenoj jedinici ili službeniku, prema djelokrugu poslova. Ako postoji sumnja o nadležnosti, pisarnica traži uputu ovlaštene osobe.
- Postupanje. Nadležni službenik obrađuje prijavu u okviru svojih ovlasti. Ako je za postupanje nadležna druga lučka kapetanija ili druga ustrojstvena jedinica Ministarstva, prijava se prosljeđuje, a prosljeđivanje se evidentira kako bi se mogao pratiti njezin put i status.
Dva su pojašnjenja važna za podnositelja. Prvo, ako već postoji predmet istog sadržaja, prijava se može evidentirati unutar njega, pa dodijeljena oznaka tada može biti oznaka postojećeg predmeta. Drugo, prijave povezane sa sigurnošću plovidbe ili opasnošću na moru ne smiju se zadržavati zbog redovite administrativne obrade, nego se odmah dostavljaju nadležnoj službenoj osobi.
Što obvezno zatražiti prilikom predaje?
Najvažniji korak
Zatražite potvrdu da je prijava službeno zaprimljena te kopiju zaprimljene dokumentacije s vidljivim podacima o zaprimanju.
Nakon evidentiranja zatražite ispis ili presliku potvrde o zaprimanju na kojoj su vidljivi datum zaprimanja i evidencijske oznake predmeta. Potvrdu sačuvajte zajedno s kopijom prijave i priloga.
Potvrda je dokaz da je dokumentacija predana nadležnom tijelu. Omogućuje Vam da se kasnije pozovete na datum predaje i oznake predmeta kada tražite informaciju o njegovu statusu.
Zašto je službeno evidentiranje važno?
Kada je prijava službeno evidentirana, ostaje trag o njezinu zaprimanju, a predmet se može pratiti kroz sustav uredskog poslovanja. Tako se lakše utvrđuje kada je prijava predana, pod kojim se oznakama vodi i kome se možete obratiti radi informacije o daljnjem postupanju.
Evidentiranje ne znači da će predmet biti riješen odmah niti da zastoja u postupanju ne može biti. Ono omogućuje da se naknadno zatraži informacija o statusu predmeta i, prema potrebi, poduzmu daljnji koraci.
Ako se predmet dulje vrijeme ne rješava
Moguće je poslati pisani upit ili požurnicu (pisani podsjetnik tijelu da postupi). U njoj navedite datum zaprimanja, evidencijske oznake predmeta i kratak opis prijave te zatražite informaciju o statusu (isto možete napraviti elektroničkim putem E-mailom)
Sažetak: kontrolni popis
- Napišite kratku i razumljivu prijavu.
- Pripremite skicu i fotografije.
- Ispišite dokumentaciju na papiru A4, numerirajte stranice, upišite datum i potpišite svaku stranicu.
- Provjerite koje je tijelo u Vašoj blizini te predajte prijavu u njegovoj pisarnici ili službeniku nadležne lučke ispostave.
- Zatražite službeno evidentiranje prijave.
- Zatražite i sačuvajte potvrdu o zaprimanju ili kopiju s vidljivim datumom i evidencijskim oznakama.
- Ako nema odgovarajućeg postupanja, pošaljite pisani upit ili požurnicu pozivajući se na evidentirani predmet.
Zapamtite!
Nije najvažnije kako je prijava stilski napisana, nego da jasno opisuje problem, da su prilozi pregledni i da imate dokaz da je prijava službeno zaprimljena.
Pojmovnik
Pravna osnova
Postupanje pisarnice uređeno je sljedećim propisima:
- Uredba o uredskom poslovanju (Narodne novine, br. 75/21): narodne-novine.nn.hr
- Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja (Narodne novine, br. 132/21): narodne-novine.nn.hr
Vodič ima informativni karakter. Za konkretan slučaj mjerodavni su važeći propisi i interne upute nadležnog tijela.
Milo Miklaušić, kap.
